Die Eignungskriterien der GND

• Eignungskriterien
  • Es besteht ein berechtigter Bedarf und die Daten dienen dem Zweck der GND
  • Die Daten stehen unter freier Lizenz
  • Die Daten sind verlässlich
  • Die Daten entsprechen den aktuell gültigen Regelungen der GND
  • Die Pflege der Daten ist nachhaltig gewährleistet
  • Die betrieblichen und technischen Rahmenbedingungen sind gegeben
• Workflow für das Einspielen neuer Daten-Sets (Wie ist der Entscheidungsprozess?)

Im Zuge der Öffnung der GND nutzen vielfältige Einrichtungen die GND und möchten ausgehend von ihren Bedarfen Daten einbringen. Daher ist es wichtig, die Voraussetzungen, Rahmenbedingungen und Abläufe für das Einbringen neuer Daten in die GND zu klären und transparent zu machen.

Nach welchen Kriterien wird über die Aufnahme in die GND entschieden? Wer trifft diese Entscheidung? Wie ist die Verantwortung für diese Daten geregelt? Welche Schritte müssen durchlaufen werden, bevor ein Daten-Set in die GND übernommen werden kann bzw. bevor eine neue Einrichtung sich aktiv an der Erfassung/Korrektur von GND-Entitäten beteiligen kann?

Diese Forderung nach Klarheit geht in beide Richtungen:

• Potenzielle Anwender*innen müssen die Prinzipien der GND kennen und anwenden sowie für die von ihnen eingebrachten Daten die Verantwortung übernehmen.
• Die für die GND geltenden Regeln müssen transparent, klar formuliert und für neue Anwendungsgruppen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Eignungskriterien

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Es besteht ein berechtigter Bedarf und die Daten dienen dem Zweck der GND

Prinzip: Aufgabe der GND ist es, Brücken für das Netz der Kultur und Wissenschaft anzubieten.
Kriterium: Ein neuer Normdatensatz wird angelegt, wenn er von externen Datenbanken oder Ressourcen als Referenz benötigt wird oder zur Verbesserung der Binnenstrukturierung der GND beiträgt (z. B. die Ergänzung von Oberbegriffen). Das vorausschauende Anlegen von Normdatensätzen ist nur dann zulässig, wenn der Datengebende einen Bedarf in der GND-Community belegen kann (z. B. wenn durch das Ergänzen eines geschlossenen Normdaten-Korpus in seiner Gesamtheit eine Arbeitserleichterung erreicht würde).

Beispiele für valide Anwendungsfälle sind:

1. Die durch einen Normdatensatz repräsentierte Entität ist z. B.

   • ein Sucheinstieg für die thematische oder formale Literaturrecherche in einem Bibliothekskatalog,
   • Untersuchungsgegenstand wissenschaftlicher Fragestellungen in einer Forschungsdatenbank oder
   • materieller Zeuge einer Epoche für die Vermittlung historischen Bewusstseins
     Beispiele: Barbarossaleuchter; Manessische Handschrift
2. Zusätzlich geeignet sind alle Entitäten, die identifizierende Basisinformationen zu den unter 1. beschriebenen Daten darstellen. (Beispiel: Au [bei München, bis 1854 selbständig] war Wirkungsort der Papiermühle Au)

Prinzip: Die GND ist ein Wegweiser zu kulturellen und wissenschaftlichen Ressourcen und Informationsdiensten. Sie ist selbst keine Fachdatenbank oder Enzyklopädie. Normdatensätze enthalten daher ausschließlich Informationen, die sich zur Identifikation und Disambiguierung sowie zur grundlegenden Kontextualisierung und Recherche (alternative Namensformen und Relationen) eignen. Das durch die GND aufgespannte Datennetzwerk, enthält deutlich mehr Informationen rund um eine Entität als die GND selbst.
Kriterium: Die GND wird nur um solche Daten angereichert, die den oben genannten Zwecken dienen. Fachinformationen und ausführliche Angaben sind in den angebundenen Fachdatenbanken und Wissenssystemen besser aufgehoben.

• Ob eine Information in der GND im Sinne der oben genannten Zielrichtung gut aufgehoben ist oder nicht, lässt sich nicht immer klar beantworten, sondern muss im Einzelfall erwogen werden. Der Bewertungsmaßstab kann sich aufgrund veränderter Anwendungskontexte verschieben.
• Bei der Anlage bzw. Bearbeitung eines Datensatzes ist bei jeder Information zu hinterfragen, ob sie den oben genannten Zwecken dient und ob sie auch weggelassen werden kann.
• Besonders kritisch zu hinterfragen ist die Angabe von Informationen, die in der GND bisher in Art oder Detailgrad unüblich sind.
• Im Vorfeld systematischer Anreicherungsmaßnahmen ist ein Gespräch mit der GND-Zentrale und zuständigen GND-Agenturen zur Bewertung der Eignung der Daten zwingend erforderlich.
• Durch die im Zuge der Öffnung der GND neu hinzukommenden Anwendungskontexte werden andere Informationen als bislang üblich zur Identifikation, Disambiguierung und grundlegenden Kontextualisierung eingebracht. Dies erfolgt allerdings abgesprochen, unter Prüfung des Bedarfs, dokumentiert und in Einklang mit den aktuellen Regelungen (s. u.).

Perspektiven der Weiterentwicklung:

1. Für an die GND angeschlossene Systeme ist es komfortabler, wenn Datenanreicherungen direkt in der GND abgelegt sind. Auf diese Weise entfällt der Aufwand, weitere Systeme anzubinden und abzufragen. Dies erzeugt den falschen Anreiz, Daten aus anderen Quellen rein zu Anreicherungszwecken in die GND zu kopieren. Um diesen Anreiz zu nehmen, werden einfache Zugriffsmöglichkeiten auf das gesamte Datennetzwerk der GND - also auch auf die Daten der angeschlossenen Datenquellen - benötigt. Die Schnittstelle EntifyFacts und der aktuell in Entwicklung befindliche GND-Explorer bieten hierfür die Grundlage. Beide Dienste werden schrittweise erweitert. Optional können dann in Zukunft zu jeder GND-Entität auch an zentraler Stelle aggregierte Informationen aus dem gesamten Datennetzwerk mitabgefragt werden, ohne dass die Informationen hierfür direkt in den entsprechenden GND-Datensatz kopiert werden müssen.
2. Im GND4C-Projekt werden in ausgewählten Fallbeispielen potenziell in die GND zu integrierende Daten-Sets untersucht. Dabei wurde auch die Anwendbarkeit dieser allgemeinen Aussagen auf die jeweiligen Entitätstypen untersucht.

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Die Daten stehen unter freier Lizenz

Prinzip: Die Daten der GND sind gemeinfrei, um ihre uneingeschränkte Nutzbarkeit zu gewährleisten. Mit dem Einbringen von Daten in die GND stimmt der Datengebende dieser Bedingung zu.
Kriterium: Es können nur Daten eingebracht werden, deren Erfassung, Weitergabe und gemeinfreie Veröffentlichung durch den Datengeber rechtlich zulässig sind.

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Die Daten sind verlässlich

Prinzip: Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten sind Grundvoraussetzungen einer Normdatei.
Kriterium: Die Daten müssen nachweislich anerkannt, verlässlich und deren Ursprung nachvollziehbar sein. Zwar ist es bislang in der GND nicht vorgesehen, durchgängig Quellennachweise für Informationen anzugeben, dennoch sollten Informationen stets aus anerkannten Quellen stammen (ein Beispiel hierfür ist die Liste der fachlichen Nachschlagewerke für die GND) oder konform zu abgestimmten Regeln bei der Erschließung eines Kulturguts (z. B. im Rahmen der bibliothekarischen Autopsie einer Vorlage) ermittelt worden sein.

Perspektiven der Weiterentwicklung: Bislang kommt das Hinterlegen von Quellenangaben vor allen Dingen in der Inhaltserschließung zum Einsatz, um bei einer Ansetzung das verwendete Nachschlagewerk zu hinterlegen. Die Möglichkeiten, Quellenangaben für einzelne Datensatzelemente zu hinterlegen, sollen generell ausgeweitet werden.

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Die Daten entsprechen den aktuell gültigen Regelungen der GND

Prinzip: Das Erfassen nach gemeinsamen Standards ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal der GND. Auf diese Weise soll eine weitgehende Einheitlichkeit, Konsistenz, Klarheit der Aussagen und Kompatibilität mit anderen Standards und Systemen erreicht werden.
Kriterium: Die neuen Daten entsprechen den aktuell gültigen Regelungen. Diese sind stets öffentlich dokumentiert (vgl. Informationsseite zur GND).

Auf dem jetzigen Stand liegt der Schwerpunkt der Regelungen noch stark auf bibliothekarischen Anforderungen, Standards und Traditionen. Die Regelungen werden mit Blick auf die sich verändernden Anforderungen der wachsenden GND-Community stetig mit Augenmaß weiterentwickelt. Wichtige Impulse für die Weiterentwicklung liefern nicht zuletzt Anfragen zum Einbringen neuer Daten. Wenn zum Zeitpunkt der Anfrage Anforderungen nicht erfüllt und gegebenenfalls Daten eingeschränkt eingebracht werden können, kann sich dies im Verlauf durch die Weiterentwicklung der Regelungen und des Datenmodells ändern. Die Entscheidung darüber, ob und wie eine Regelanpassung durchgeführt wird, ist ein Community-Prozess und kann je nach Charakteristik des Änderungswunschs unterschiedlich lange dauern. Bis zu einer offiziellen Veröffentlichung angepasster Regelungen sind beim Einbringen von Daten immer die aktuell gültigen Regelungen zu beachten.

Perspektiven der Weiterentwicklung:

• Ergänzung um anwendungsspezifische Regeln (sogenannte „PLUS-Regeln“): Im Projekt GND4C wird ein Konzept erarbeitet, das die Berücksichtigung anwendungsspezifischer Regeln erlaubt. Als Grundlage dient weiterhin ein Kern gemeinsamer Regeln („CORE-Regeln“). Eine Anwendungsgemeinschaft kann diese durch ein Set von differenzierenden bzw. erweiternden Regeln ergänzen. PLUS-Regeln müssen stets im Einklang mit den CORE-Regeln sein. Auch muss die Anwendung einer Regel im Normdatensatz nachvollziehbar sein. Im Projekt wird daher ein allgemeines Konzept erarbeitet, das es ermöglicht, jedes Element zu kennzeichnen, welches nach anwendungsspezifischen Regeln erfasst wurde. Ein Beispiel für eine Anwendungsgemeinschaft ist die Bibliotheks-Community des DACH-Raums, deren spezifische Regelungsbedarfe sich aus den Anforderungen der bibliothekarischen Erschließung ergeben.
• Überarbeitung und Modularisierung der Dokumentation: Im Projekt „DACH-Dokumentationsplattform“ wird aktuell die Grundlage für eine Überarbeitung der Dokumentation der Regelungen zur GND gelegt. In der künftigen Dokumentation wird klar zwischen gemeinsamen und anwendungsspezifischen Regelungen unterschieden werden.

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Die Pflege der Daten ist nachhaltig gewährleistet

Prinzip: Die Organisation und die Workflows rund um die GND sorgen für klare, dauerhafte Zuständigkeiten und Persistenz. Den GND-Agenturen kommt hierbei die Schlüsselrolle zu, da sie dauerhaft die Verantwortung für die langfristige Pflege der in ihrem Verantwortungsbereich entstandenen Daten übernehmen. Die Zuständigkeit wird im Datensatz in Form einer ISIL, einem Standard-Identifier für Bibliotheken und ähnliche Einrichtungen, dokumentiert.
Kriterium: Die datengebende Einrichtung verfügt über eine ISIL. Zudem besteht eine Vereinbarung zwischen ihr und einer GND-Agentur, dass diese gegenüber der GND-Community die Gesamtverantwortung für die redaktionellen Aufgaben rund um die neu eingebrachten Normdatensätze (wie Korrekturen, Ergänzungen, ggf. Löschungen) übernimmt.

Die Ausgestaltung der Aufgabenteilung zwischen der datengebenden Einrichtung und der Agentur ist Sache der beiden Parteien. Häufig wird die praktische Datenpflege bei der datengebenden Einrichtung verbleiben, sofern die nötigen Kenntnisse vorhanden sind, und die Agentur vor allem als Vermittler, Ansprechpartner und in der Qualitätssicherung aktiv sein.

Perspektiven der Weiterentwicklung: Im GND4C-Projekt werden Materialen und Werkzeuge für den erfolgreichen Betrieb von GND-Agenturen entwickelt und konkret neue Agenturen aufgebaut, um der großen Nachfrage zur Nutzung und Mitarbeit an der GND besser gerecht zu werden. Die langfristige Finanzierung der Agenturaufgaben stellt die größte Herausforderung und Hürde für die Aufnahme weiterer Einrichtungen dar. Hier versuchen die GND-Zentrale und das Projekt durch politische Arbeit und die Teilnahme an Förderprogrammen für bessere Rahmenbedingungen zu sorgen.

Prinzip: Die dauerhafte Verantwortlichkeit gilt auch für Änderungen an bestehenden Datensätzen. Auf dem aktuellen Stand können Zuständigkeiten allerdings nicht an einzelne Informationselemente oder Datensatzbereiche geheftet werden. Aktuell besteht daher immer eine Zuständigkeit für den gesamten Normdatensatz. Vor einer Anreicherung oder Korrektur eines Datensatzes, der außerhalb der eigenen Verantwortlichkeit liegt, muss daher immer eine grundsätzliche oder den konkreten Korrekturfall betreffende Absprache mit den zuständigen Einrichtungen vorliegen. Dies gilt insbesondere, wenn systematische Anreicherungen mehrerer Normdatensätze erfolgen sollen.

Kriterium: Im Falle der Anreicherung oder Korrektur eines bestehenden Normdatensatzes, der außerhalb der eigenen formalen Verantwortlichkeit liegt, besteht eine grundsätzliche oder den konkreten Korrekturfall betreffende Absprache mit den jeweils zuständigen Einrichtungen.

Die GND ist ein Community-Projekt. Das Bereinigen von Fehlern und Verbessern von Normdatensätzen soll sich nicht nur auf jene Datensätze beschränken, für die man formal zuständig ist, sondern soll und darf auch wechselseitig erfolgen. Eine wertschätzende Kommunikation zwischen den Beteiligten ist hierfür die Grundvoraussetzung.

Perspektiven der Weiterentwicklung: Im Zuge der Weiterentwicklung der GND ist die Einführung community- und anwendungsspezifischer Regelungen und Normdatensatzbereiche (sogenannte „PLUS-Bereiche“) vorgesehen. Mit diesem Schritt müssen gesonderte Zuständigkeiten auch für diese Teilbereiche eines Datensatzes vergeben werden können. Diskutiert werden Markierungsmöglichkeiten für Datensatzbereiche und für einzelne Aussagen. Mit der Einführung granularer Zuständigkeiten, müssen auch die Workflows zu Korrekturanfragen sowie die Bedeutung der Gesamtzuständigkeit für einen Datensatz neu diskutiert werden.

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Die betrieblichen und technischen Rahmenbedingungen sind gegeben

Prinzip: Die GND ist in betriebliche Datenflüsse und Geschäftsprozesse eingebunden und muss daher auch auf betrieblicher Ebene verlässlich sein. Dateneinspielungen sollten die betrieblichen Abläufe nicht stören.

Kriterium: Die neuen Daten vertragen sich mit bestehenden Abläufen und Arbeitsprozessen. Gegebenenfalls machen es die Daten erforderlich, dass zunächst technische oder betriebliche Rahmenbedingungen (wie z. B. Filtermöglichkeiten, Anpassungen von Indexierungen und Synchronisationseinstellungen in angeschlossenen Systemen) geschaffen werden müssen. In diesem Fall müssen bei sonstiger Eignung zunächst Absprachen innerhalb der GND-Kooperative und/oder Systemanpassungen erfolgen. Die Organisation der Bewertung dieses Aspektes ist Aufgabe der GND-Zentrale.

Handelt es sich um bislang wenig in der GND repräsentierte Entitätstypen oder um Daten, die nach spezifisch vereinbarten Regelungen (s. o.) erfasst werden, muss das Daten-Set als Ganzes gekennzeichnet sein, damit es bei der Nutzung der GND durch andere Anwender bei Bedarf ausgeblendet werden kann.

Perspektiven der Weiterentwicklung: Die GND-Kooperative arbeitet gemeinsam daran, technische Abhängigkeiten und Einschränkungen, welche die Beteiligung an der GND bremsen, abzubauen.

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Workflow für das Einspielen neuer Daten-Sets (Wie ist der Entscheidungsprozess?)

1. Anfrage: Eine Einrichtung möchte Daten in die GND einbringen und wendet sich mit diesem Wunsch an die GND-Zentrale oder die zuständige GND-Agentur. Die Einrichtung stellt eine Beschreibung der Daten und Beispieldaten zur Verfügung.

2. Erste Prüfung: Die GND-Zentrale bzw. GND-Agentur prüft anhand der Eignungskriterien die Eignung der Daten für das Einbringen in die GND.

3. Detailanalyse und Absprache: Erscheinen die Daten prinzipiell geeignet, werden die Rahmenbedingungen für ein Einbringen der Daten abgesprochen. In diesem Schritt werden je nach Art und Umfang der Daten in Zusammenarbeit mit der datengebenden Einrichtung und der zuständigen Agentur auch Analysen an der gesamten Datenmenge vorgenommen.

Die Klärung beinhaltet unter anderem:
a) Absprachen über den Umfang der Einspielungen: Möglicherweise ist ein Teil der Datensätze nicht geeignet oder einige Informationselemente werden von der Einspielung ausgenommen (z. B. weil diese nicht den aktuellen Regeln entsprechen oder als ungeeignet für den Zweck der GND bewertet werden).
b) Bestimmung von Überschneidungen mit bestehenden Normdatensätzen (Dublettenprüfung): Absprachen zur Dublettenvermeidung sind sowohl für Dateneinspielungen als auch für systematische intellektuelle Anreicherungsprojekte wichtig.

Bei der Prüfung und Detailanalyse kann es drei mögliche Ergebnisse geben:

• Das bewertete Daten-Set erfüllt die Eignungskriterien. In diesem Fall kann das Daten-Set ohne weitere Absprachen nach entsprechender Information eingespielt werden.
• Nach Prüfung aller Kriterien wird das Daten-Set als ungeeignet eingestuft. Die GND-Zentrale oder die zuständige GND-Agentur stellt die Anfrage zurück und begründet die Entscheidung.
• Es bleiben einige Punkte offen/nicht alle Voraussetzungen sind gegeben. In diesem Fall muss gemeinsam mit den betroffenen Gremien geklärt werden, ob die Voraussetzungen für ein Einbringen der Daten geschaffen werden können.
  Dies kann beispielsweise folgende Themenkomplexe betreffen:
  a) fehlende Voraussetzung bei der das Daten-Set liefernden Einrichtung: (beispielsweise kann sie die nachhaltige Pflege der Daten nicht garantieren.) Die GND-Zentrale kann ggf. Hilfestellung bei der Vermittlung einer geeigneten GND-Agentur geben.
  b) Regeln/Datenmodell: Der durch die gegenwärtigen Regeln/das Datenmodell nicht abgedeckte Bedarf wird in den laufenden Prozess der Regelwerksarbeit eingespeist. Die nächsten Schritte orientieren sich am Aufwand des Änderungsbedarfs und können vom Antrag auf eine Regelwerksanpassung an den GND-Ausschuss bis zur Erarbeitung eines Konzeptes in einem Expertenteam reichen.

4. Einplanung der Einspielung: Sollten alle Voraussetzungen für ein Einbringen gegeben sein (u. a. liegen die Daten vollständig in einer abgestimmten Form vor), wird die konkrete Einspielung eingeplant. Die Information über die Planung der zu importierenden Daten (Entitätstypen, Umfang, voraussichtliches Datum des Imports etc.) erfolgt aktuell unter Importe in die GND. Die Verbundpartner werden spätestens vier Wochen vor dem produktiven Import per E-Mail informiert. Sofern die von den GND-Partnern festgelegten Beschränkungen für neue Datensätze und Änderungen an bestehenden Datensätzen pro Tag (Obergrenzen für Batch-Änderungen) nicht eingehalten werden können, müssen die Termine mit den Verbundpartner im Detail abgesprochen werden.

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Letzte Änderung: 22.05.2023